Comment classer les papiers pour les retrouver facilement

Comment classer les papiers ? Que faire des papiers à conserver ?  Vous ne retrouvez plus un papier pour votre bureau ou une facture dont vous avez pourtant besoin ? Vous vous laissez ensevelir par la paperasse administrative, le courrier, les ordonnances ou les papiers de banque ou d'assurance ? Toutpratique vous propose donc  une méthode efficace en 6 étapes pour ne plus jamais vous laisser déborder et organiser facilement le rangement des papiers dans un classeur, un meuble rangement, un casier rangement ou même une étagère. Découvrez comment  archiver ses papiers une fois pour toute.

6 étapes pour classer factures, papier importants, courrier ... 

1- Avant de ranger : définissez l’emplacement d’un point stratégique

Cet endroit stratégique est l’endroit où vous allez devoir ouvrir le courrier tous les jours.

Ce peut être l’entrée, le séjour ou la cuisine, l’important est qu’il soit bien en vue.

A cet endroit, vous placerez soit une boite de chaussures soit n’importe quel contenant et une corbeille à papier : n'importe quelle poubelle peut faire l'affaire.

Dans la boite à chaussure, une corbeille en vannerie, ou dans n'importe quel autre contenant, vous disposerez en vrac, sans les trier, le courrier à répondre, les factures à payer, les papiers importants à archiver et dans la poubelle vous jetterez les prospectus et les enveloppes inutiles.

2 - Avant de ranger : définissez l’emplacement d’un second point stratégique

Cet emplacement peut être une ou des étagères, des rayonnages de bibliothèque, l’intérieur d’un meuble : commode, armoire, tiroir sous le lit, module sous une table) ,  vous y rangerez des classeurs qui contiendront factures et papier.

3 - Avant de ranger : installez le matériel de rangement

A l’emplacement où vous allez ouvrir le courrier et où vous avez posé un casier ou une boite à chaussure, déposez une perforatrice et un sac de congélation se fermant par un zip. 

Dans ce sac vous glisserez un chéquier, des timbres, des trombones, des enveloppes, un RIB, un stylo et des post-it.

C'est-à-dire tout le matériel nécessaire pour pouvoir régler vos factures et répondre à votre courrier.

4 - Le rangement des papiers : la méthode à adopter

Dès qu'une facture, un PV ou une lettre arrive, ouvrez-la et lisez-la, et si possible, débarrassez-vous de l’enveloppe en la jetant dans la corbeille.

S'il s'agit d'une lettre commerciale sans importance : jetez-la aussitôt.

S’il s’agit d’une lettre urgente, répondez-y sur le champ (pas d’excuse puisque vous disposez de tout le matériel nécessaire dans le casier ou la boite.

La lettre urgente écrite ou la facture payée, déposez-la annotée dans la boite à chaussures ou le casier, dans la pile au milieu de tous les autres papiers dans le contenant que vous avez préparé : boite à chaussures, casier.

Si la facture n’est pas  urgente, si vous n’avez pas le temps d’y répondre, déposez-la avec les autres papiers dans le casier ou la boite à chaussure. Chaque semaine, à la même heure, vous la transférerez dans le dossier approprié.

Car et c’est la seule solution pour ne plus jamais être débordé, une fois par semaine, à un jour et à une heure dite, il est nécessaire de vous transformer en un être routinier !

Donc, à partir d’aujourd’hui, toutes les semaines, au même moment (par exemple le dimanche soir), vous allez prendre la boite ou le contenant avec vous, pour examiner son contenu, répondre aux lettres, payer les factures puis transférez chaque papier dans un dossier déjà prévu à cet effet dans votre classeur.

Si vous ne recevez peu de factures ou de lettres, vous pouvez les laisser en vrac dans le casier, et, chaque semaine, au jour dit, payer ou répondre au courrier.…

Si vous recevez beaucoup de factures, préparez dans le contenant 3 chemises, portant une étiquette portant la mention :

- à payer cette semaine.

- à payer sous 15 jour

- à payer avant la fin du mois

Si vous recevez un courrier de ministre, ne soyez pas radin sur les chemises vous les identifierez par des verbes d'action (lire, classer, répondre, payer, organiser...)

Ce tri, bien évidemment, ne sera valable que pour une semaine.

Les meilleurs amis du rangement des papiers 

- Des feuilles plastiques perforées

- Des chemises et sous-chemises de toutes les couleur

- Des intercalaires

 - Un classeur factures (par année)

- Des étiquette

- Une perforatrice

- Des trombones

Chaque année ouvrez un classeur différent, en précisant bien l’année sur la tranche. 

Dans ce classeur vous mettrez :

Les  factures,  quittances, notes d’hôtel, justificatifs payées et annotées (date de paiement, n° du chèque, et nom de banque) dans les chemises appropriées, sous plastique. Servez-vous d’un post-it si vous avez besoin de compléter vos notes.

La correspondance se référant à ces factures ou ces quittances.

Si la date du courrier ou du relevé est difficile à lire, réécrivez-la plus lisiblement soit directement soit à l'aide de Post it.

Mais ne rangez jamais dans le classeur les factures non payées !

Pour vous y retrouver adoptez une couleur de chemises pour chaque domaine

Exemple :

Rouge pour la banque

Bleue pour l’assurance

Jaune pour les véhicules

Vert pour le matériel hi fi

Rose pour les enfants

Mais vous pouvez fabriquer vous-même vos chemises et vos sous-chemises si vous disposez de papier d’emballage ou peint à motifs sympas !

Cela demeure un choix très personnel. L'important est de bien l’identifier afin de retrouver rapidement les papiers que vous avez rangés et dont vous avez besoin.

L'important dans le rangement des papiers et que dès que vous vous servez d’une chemise, de l'étiqueter sans oublier de préciser les dates de création sur l’étiquette

N'hésitez pas à utiliser plusieurs sous-chemises dans un même dossier. Datez-les. 

Et utilisez des intercalaires ! Grâce à ce système, vous trouverez, le jour où vous en avez besoin, facilement le bon document.

Classer les papiers bancaires

En ce qui concerne le rangement des papiers de banque, si vous êtes clients de différentes banques, si vous recevez d’eux quantité de bordereaux et si les talons de chèque s’accumulent, un classeur n’y suffira pas.

Glissez-les dans des pochettes zippées, étiquetées par mois et par banque. Vous placerez le tout en vrac dans une boite elle aussi étiquetée.

Vous agirez ainsi, en utilisant une boite pour vos "gros dossiers », du genre acte de vente de la maison, les dossiers de la banque (ex. pour les assurances vie, les contrats et conditions ne font pas quelques feuilles, mais c'est tout un dossier...impossible à perforer et glisser dans un classeur.

Mais pour éviter d’avoir trop de boites, comme ce ne sont pas des documents que vous allez ressortir souvent rangez-les dans une même boite (en ayant bien sur pris soin de les regrouper dans un dossier bien fermé et étiqueté.

Rangez ces boites au grenier ou une cave non humide, exempt de poussière. Ou même sous un lit !

5 - Et le rangement des autres papiers ? Papier d’identité ou ordonnances

Evidemment pas question de classer les factures payé, le livret de famille et les ordonnances du médecin ensemble !

A chacun son dossier !

Le rangement des papiers importants, assurances, Impôts, Enfants (un par dossier), Santé, Vie professionnelle, Voiture, Maison, etc. …Soit vous ouvrez un autre classeur, soit vous vous servez de celui que vous venez d’ouvrir.

A part, séparés par un intercalaire, vous regrouperez chacun des papiers importants dans leur pochette en plastique perforées ou à l'intérieur de chemises dans des dossiers titrés, regroupés par secteur.

Vous agirez ainsi pour les différents contrats de la télévision, d’Internet, du téléphone, d'entretien (chauffage, chaudière...), pour tout autre papier, et pour les photocopies. 

Photocopiez vos papiers

Faites des photocopies de tous les papiers importants : Carte d'identité, passeport, attestation de carte vitale, livret de famille et tous les papiers qui doivent nous accompagner au long de votre vie. Et bien entendu, ne les rangez pas là où sont les originaux, mais au bureau ou dans un coffre.

Scannez vos papiers

Carte d'identité, passeport, permis de conduire, votre billet d'avion, le n° d'appel en cas de perte de carte bleue et le n° de cette carte. Sur l'ordinateur, dans votre boite mail, à la rubrique « Brouillons », créez un dossier avec toutes ses informations.

Le rangement des modes d’emploi

Rangez le mode d’emploi de l’électroménager en vrac dans une boite en carton,  non loin de la cuisine ou de la buanderie où il se trouve.

Rangez le mode d’emploi des jouets des enfants dans un classeur, dans leur chambre, à leur portée de mains

Le rangement des catalogues et prospectus

Rangez catalogues et prospectus, dans une boite ou un contenant sur la table basse, près du fauteuil où vous regardez la télévision. Vous profiterez de ce moment pour les feuilleter, découper ce qui vous intéresse et jeter, dans une corbeille à vos pieds, tout ce qui ne vous intéresse pas.

6 - Tous les papiers sont maintenant bien classés et rangés

Rangez votre nouveau classeur parfaitement en ordre sur son étagère ou dans son meuble en attendant la semaine prochaine !

Puis, notez dans votre agenda, la date où chaque année vous jetterez les papiers maintenant inutiles que vous avez pourtant pris soin d’archiver dans vos différents classeurs!