Comment écrire une lettre ? Il y a des usages à respecter quand on écrit une lettre (ou un mail). Vous voulez montrer votre bonne éducation et vous faire passer comme quelqu'un de sérieux ? N'écrivez pas n'importe quoi et surtout soignez la présentation et la rédaction d'une lettre. On ne s'adresse pas à un ami comme à une relation d'affaire. Découvrez comment commencer une lettre et les formules de politesse finales, en suivant nos modèles de lettre.
Ecrire une lettre
Couleur du papier
Pour tout ce qui est professionnel ou officiel, utilisez un papier uni, blanc, à la rigueur, d'une couleur pâle comme le beige, bleu ciel ou le gris très pale.
Évitez les couleurs vives.
Mais si votre correspondant est un intime, toutes les couleurs, tous les genres sont permis, tous, sauf une feuille quadrillée arrachée au bloc de papier de la cuisine.
Format du papier
Le format le plus courant est de 21 x 29,7 cm, et le grammage de 90 à 110 g.
Couleur de l'encre
S'il s'agit d'un faire-part de mariage toutes les couleurs sont permises, aussi bien une encre orange que vert cru, à condition de la retrouver sur l'enveloppe.
Si la lettre est professionnelle préférez un stylo à encre noire ou bleue.
Adresse imprimée ou gravée
Si vous écrivez beaucoup, si vous êtes un homme, vous pouvez faire imprimer, et plus chic encore, graver votre adresse (jamais votre nom) en haut à gauche du papier.
Une femme, elle, fera graver ou imprimer son prénom et nom, jamais son adresse.
Nom et adresse de l'expéditeur
Placez en haut à gauche de la page, votre nom - d'abord le prénom puis le nom de famille (et non l'inverse, qui manque sérieusement d'élégance !).
En dessous notez votre adresse, en dessous encore votre code postal et la ville.
Toujours à la ligne, si vous avez besoin que l'on vous joigne, vous ajouterez votre numéro de portable et encore à la ligne, votre adresse e-mail.
Nom et adresse du destinataire
Vous placerez sur les mêmes lignes où vous avez inscrit votre nom et adresse, mais à droite.
Objet de la lettre ou la référence
Placez cette mention quelques lignes en dessous de votre adresse, en tenant compte de la marge à gauche.
Date
Si vous avez optez pour un alignement à gauche, vous noterez la date quelques lignes en dessous de l'objet.
En respectant la marge.
Sinon, vous pouvez soit la centrer soit la décaler en fonction du retrait que vous utiliserez pour débuter vos paragraphes. Notez d'abord la ville puis la date.
Ex : Paris, le …
Entête
Inscrivez l'entête en dessous de la date, quelques lignes plus en bas, en respectant soit la marge à gauche, soit le retrait.
Si vous ne connaissez pas le destinataire, optez pour :
- Monsieur ou Madame
Si vous avez déjà rencontré cette personne :
- Cher Monsieur ou Chère Madame
S'il s'agit d'une relation d'affaire :
- Chère Claudine Wayser ou cher André Dupont
Parfois, suivant la fonction de certaines personnes, la convention impose d'écrire le titre de la personne .
Ecrivez :
- à un avocat, huissier, notaire ou commissaire priseur : Maître
- à un Cardinal : Éminence
- à un curé : Mon Père
- à un général : Mon général si c'est un homme qui écrit
ou Général, si c'est une femme qui écrit
(valable pour tous les hauts gradés de l'armée)
- à un maire : Monsieur ou Madame le Maire
- à un médecin : Docteur
- à un ministre : Monsieur ou Madame le(la) Ministre
- au ministre de la Justice : Monsieur ou Madame le Garde des Sceaux
- au Pape : Très saint Père
- à un préfet : Monsieur ou Madame le(la) préfet(e)
- au président de la République : Monsieur ou Madame le Président de la République
Les titres de président, ministre, procureur général ou préfet se conservent à vie.
Les erreurs à ne pas commettre
Commencez toujours lettre ou mail par une entête
Ne débutez jamais une lettre par « Je ».
N'écrivez jamais la date en abrégé/
N'écrivez jamais « ce lundi ».
Dans vos entêtes et vos formules de politesse, dans le texte de votre lettre, comme sur l'enveloppe, n'omettez aucune majuscule.
Ex : Monsieur ou Madame, à Madame le Ministre.
Les usages à respecter
La correspondance des Sociétés et particuliers n'échappe pas à certaines conventions.
On doit écrire : le nom et l'adresse de l'expéditeur, le nom et l'adresse du destinataire, la date, l'en-tête, le texte, la formule de politesse et la référence ou l'objet.
Seule parfois la mise en page change.
Certains préfèrent que le texte s'aligne sur la marge de gauche, d'autres débutent chaque paragraphe par un retrait.
Ce qui compte c'est la clarté de la lettre.
Ecrire une lettre : Le texte
Commencez à écrire à peu près, au niveau du milieu de la page.
Si la lettre est rédigée à la main, écrivez sans la moindre rature et droit.
Si vous doutez de vos capacités, servez-vous d'un guide-ligne.
Respectez les marges. La marge de gauche ne doit pas excéder plus de 4 centimètres et celle de droite, 2 centimètres.
Ecrire une lettre à un Service public
Adressez-la aux personnes compétentes. Exposez clairement l'objet de cette lettre ou votre requête. Soyez aussi précis que possible.
Donnez tous renseignements utiles, en précisant bien, dans la lettre toutes les démarches que vous avez déjà effectuées et si besoin est, les services que vous avez contactés.
N'oubliez pas non plus de joindre la photocopie des documents utiles qui pourraient appuyer vos dires ou votre demande, et numérotez-les. (Conservez précieusement les originaux.)
Ajoutez, en dessous : l'objet de la lettre, puis encore en dessous votre référence (s'il s'agit par exemple de la sécurité sociale inscrivez votre numéro d'immatriculation ou s'il s'agit de la Caisse d'Allocations Familiales votre n° d'allocataire).
Encore plus bas inscrivez la mention Pièces jointes.
Sur cette ligne, vous indiquez les numéros des documents que vous leur envoyés.
Et enfin, joignez à ce dossier une enveloppe timbrée mentionnant vos coordonnés.
Les erreurs à ne pas commettre
Votre lettre est écrite ? Relisez-la !
- Corrigez les fautes d'orthographes, de grammaire, les répétitions, les : " je suis ", j'ai été ", etc. …
- N'oubliez pas les majuscules, en revanche, supprimez celle du mois de la date.
- Vérifiez les accents, les points sur les " i ", et la ponctuation.
- Mettez entre parenthèses la signification exacte des abréviations ou des sigles, qui risqueraient d'être incompréhensibles pour votre correspondant.
- N'utilisez pas de formules de politesse prétentieuses.
La formule de politesse finale
Les basiques
- Je vous prie d'agréer, Madame, mes salutations distinguées.
- Veuillez agréer, Monsieur, l'expression de ma considération distinguée.
- Je vous prie d'agréer, Monsieur, mes respectueuses salutations.
Un homme écrira à une femme ou à un homme
- "Veuillez croire, Madame, à l'expression de ma considération distinguée »
- veuillez agréer, Madame, l'expression de ma parfaite considération"
Un homme écrira à une femme qu'il connait bien
- Veuillez agréer ou je vous prie d'agréer, chère Madame, l'expression de mes sentiments distingués.
- Je vous prie de croire, chère Madame, à l'expression de mes sentiments les plus dévoués.
Une femme qui écrira à une femme qu'elle juge supérieure ou du même niveau social qu'elle :
Veuillez croire, Madame,
- à l'expression de mes sentiments distingués
- à mon respectueux souvenir
- à l'assurance de mes sentiments ou de ma cordiale sympathie
Une femme qui écrira à une plus jeune débutera sa formule de politesse par :
- Croyez à
Une femme qui écrira à une amie jeune débutera sa formule de politesse par :
- Acceptez
Les erreurs à ne pas commettre
Évitez la formule : Veuillez agréer Monsieur, l'assurance de ma parfaite considération". Le terme "assurance" n'a pas une connotation claire
N'oubliez pas d'ajouter le terme « l'expression de » (par exemple : l'expression de ma considération distinguée » à votre formule de politesse, si vous voulez témoigner un plus grand respect à votre correspondant.
Si vous devez écrire à une amie ne terminez jamais votre lettre par ces deux formules : « veuillez recevoir ou recevez », mais « acceptez ».
A un homme, une femme évite d'abuser de ses sentiments
N'utilisez pas la formule : "Veuillez agréer, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées »
Ecrivez : "Veuillez agréer, Monsieur, mes salutations distinguées ».
On exprime des sentiments pas des salutations.
Ecrire une lettre : La signature
Si la lettre est officielle ou professionnelle, tout en bas de page, écrivez vos prénoms et noms en majuscules puis en dessus, signez.
Si la lettre est destinée à une connaissance signez seulement de votre prénom.
Signez à droite ou au centre, même dans une lettre où le texte est aligné.
Modèles de lettres
Lettre simple, lettres recommandées, lettre de plaintes, de remerciements, de résiliation, de démission, d'amour, etc. …
Si malgré nos conseils, la rédaction d'une lettre vous angoisse encore, si vous n'êtes pas inspiré, n'insistez pas, allez sur Internet, là, vous trouverez des milliers de modèles de lettres gratuites.
