Comment recevoir quelqu'un lors d'un rendez-vous ? Certaines personnes aiment à démontrer leur soi-disant importance en faisant attendre le plus longtemps possible leur visiteur. Ne soyez pas mesquin, ne faites pas comme eux ! Apprenez à bien recevoir vos visiteurs, et à ne pas accepter d'être mal reçu.
Recevoir un visiteur au bureau
Dés votre visiteur annoncé, puisque vous avez pris un rendez-vous précis avec lui, quittez sur l’instant votre travail, raccrochez votre communication et venez au plus vite l’accueillir, en lui disant bonjour, la main tendue, en souriant et en le remerciant de s’être déplacé jusqu’à vous.
Si vous rencontrez des collègues dans le couloir faites les présentations.
Soyez agréable et courtois, c’est le minimum.
Arrivé à votre bureau, débarrassez la personne avec qui vous avez rendez-vous de ses vêtements, désignez-lui un siège et proposez-lui une boisson fraiche ou un café
Rendez-vous chez un client
Ne vous comportez jamais chez un client comme si vous étiez chez vous,
en entrant dans un bureau sans y être invité, en tendant la main le premier, en lançant votre manteau sur un siège, et sans qu’on vous y autorise, en vous installant sur n’importe quelle chaise.
Attendez que l’on vous désigne un siège
pour vous y asseoir.
En revanche, si on tarde à le faire,
montrez-en un et demandez si vous pouvez vous y assoir.
Si le client a l’air préoccupé ou aborde une mine désagréable, s’il vous reçoit entre deux portes, ou s’il part et revient sans cesse de son bureau, et sans se soucier de vous, remue ses dossiers et prend le temps de répondre à toutes ses communications, n’insistez pas, ce rendez-vous est mal parti !
N’acceptez pas cette situation, levez-vous et proposez une autre date !
Chez un client
- N’annulez pas votre rendez-vous
à la dernière minute.
Si vous y êtes obligé,
faites-le au plus vite en présentant vos excuses et en proposant une autre date.
- Dés votre arrivé dans les locaux,
éteignez votre téléphone !
- A l’accueil, avec le sourire, déclinez votre identité et l'objet de votre visite.
Soyez toujours aimable avec le personnel !
- Si le téléphone de votre interlocuteur sonne,
respectez son intimité, faites mine de vous retirer ou de relire vos notes.
Venir à l’improviste chez un client
Se présenter chez un client sans prendre rendez-vous, en disant juste : "je passais par là et j'ai eu l’idée de venir vous voir … Je ne vous dérange pas, n’est-ce pas ? " est risqué.
Si la froideur, voire l’impolitesse, de votre interlocuteur est manifeste, l’obtention d’un nouveau rendez-vous ne sera pas évidente à obtenir et vous n’aurez à vous en prendre qu’à vous !
